Financiële administratie

Geld verdienen is een ding. Dit administratief goed regelen is een tweede. Het opzetten van een goede financiële administratie is niet alleen belangrijk voor de belastingdienst. Een goede bedrijfsadministratie is  ook essentieel voor financiers, leveranciers en andere stakeholders.

Invloed administratie op de bedrijfsvoering

Bij de financiële administratie denkt men vaak aan alle werkzaamheden die zijn opgelegd door de overheid. Een kostenpost, die de marketing- en verkoopafdelingen moeten compenseren. Toch kunnen beide werelden niet zonder elkaar.

Een administratie die goed is ingericht geeft naast alle financiële gegevens en fiscale informatie ook inzicht waar je geld kunt verdienen.

Een goed online boekhoudprogramma toont verschillende financiële rapportages. Hiermee zie je direct welke uren, producten of verkopen een goede marge hebben. Welke klanten tijdig betalen en regelmatig terugkomen. Een goede administratie kan daarom als het perfecte fundament dienen voor inzicht in welke producten meer tijd en aandacht verdienen van marketing- of verkoopmedewerkers.

Goed inzicht in de financiën helpt bij het vinden van van geld. Niet alleen zijn investeerders benieuwd naar hoe winstgevend het bedrijf is of wat de eigen vermogenspositie is, maar daarnaast kan een goede administratie ook helpen om uitgaven goed te spreiden en inkomsten tijdig te ontvangen. Voor de meeste mkb-bedrijven geld dat iets meer optimalisatie van de liquiditeitsprognoses en debiteurenbeheer meer werkkapitaal kan opleveren dan een investeerder gemiddeld kan meebrengen.

Met een goed boekhoudprogramma zelf de administratie van je onderneming online bijhouden? Probeer e-Boekhouden.nl of Moneybird vrijblijvend uit. 100.000+ mkb-ondernemers gingen je voor.

Fiscale verplichtingen rond de administratie

1. Bewijsmateriaal van alle opgegeven financiële transacties. als kassabonnen, facturen, bankafschriften en bewijzen van uitgaven en inkomsten. Hieronder valt ook privé gebruik.
2. Eigendommen en schulden. Hieronder vallen ook verworven rechten en plichten. Hierover is het verplicht jaarlijks een balans en resultatenrekening op te maken. Elke post op deze resultatenrekening moet schriftelijk bewezen kunnen worden.
3. Salarisadministratie. Indien er medewerkers zijn moeten alle gegevens bewaard worden. Facturen van een uitzendbureau of stagiaire zijn niet direct salaris administratie, maar vallen wel onder de administratie en moet je vanwege het eerste punt bijhouden.

Bovenstaande zaken moet je 7 jaar bewaren in verband met het opvragen van eventuele bewijslast voor de btw-, inkomsten- of vennootschapsbelasting.

Financiële administratie uitbesteden

Gegevens verzamelen van inkomsten en uitgaven kun je prima zelf. Een boekhouder of administratiebureau kan hiermee de boekhouding opzetten. Dat betekent dat je met de “schoenendoos met bonnetjes” naar een administratiekantoor kunt stappen dat vervolgstappen uit handen kan nemen m.b.t. de belastingdienst.

Een boekhouder inschakelen is niet verplicht. Het invoeren bij de Belastingdienst van je btw- en inkomstenbelasting is heel eenvoudig. Toch kan het helpen om een boekhouder in te schakelen. Als deze  voor jou een goede boekhouding kan opzetten, weet die net die extra aftrekposten of andere voordeeltjes bij de belastingdienst te vinden waardoor je soms veel belasting bespaart.

Voor de ondernemingsvormen als de besloten vennootschap en limited bedrijven is een jaarlijkse accountantsverklaring, waarbij een onafhankelijke administratiespecialist de financiële cijfers heeft goedgekeurd, soms een plus. Meer over het uitbesteden van administratie op Ondernemeneninternet.nl.

Administratie bijhouden

Een administratiekantoor berekent alle uren. Het is geen probleem om te vragen of een boekhouder de administratie wil opzetten maar kijk of je daarna niet enkele werkzaamheden toch deels zelf al kan voorbereiden. Door de bonnetjes in een overzichtelijke spreadsheet of boekhoudprogramma te zetten bespaar je bijvoorbeeld vaak veel uren en daarmee administratie gerelateerde kosten.