menu

Debiteuren & debiteurenbeheer

Debiteuren zijn de klanten die één of enkele facturen hebben ontvangen maar deze nog niet hebben voldaan. Hierdoor hebben ze in feite een soort lening bij je bedrijf lopen. Op die manier speel je een bank voor je klanten, en deze werkzaamheden noemen we het debiteurenbeheer.

Hoewel het in het begin allemaal wel mee lijkt te vallen als je even veertien dagen op het geld van je klanten moet wachten, blijkt uit de praktijk dat veel klanten zich niet houden aan betalingstermijnen. Zeker grotere organisaties hebben een heel systeem voor het betalingsverkeer bedacht. Het kan zeker voorkomen dat je gemiddeld een dag of 40-50 moet wachten op je geld. Doordat je meestal ook nog eens na het leveren van je dienst of product factureert, loop je eigenlijk altijd twee of drie maanden achter op je inkomsten. Het incasseren van geld waarvoor je hard gewerkt hebt, blijkt in het zakelijke geldverkeer dan ook een bedrijfstak op zich.

Debiteurenbeheer

Je bent verplicht een overzicht bij te houden van je debiteuren. Als bedrijf moet je van de Belastingdienst eens per jaar een balans opmaken. Op deze balans staat ook het bedrag dat je nog tegoed hebt van klanten, oftewel je debiteuren. Los van de verplichte administratie , is het ook voor jezelf handig om te zien wat je aan debiteuren hebt uitstaan. Uit de praktijk blijkt dat het lang niet altijd even snel binnenkomt, en zelfs dat je het risico loopt dat een debiteur nooit zal betalen. Bijvoorbeeld omdat deze failliet is gegaan of het nooit eens is geweest met de factuur.

Met een goed debiteurenbeheer kun je het bedrag aan debiteuren laag houden. Niet omdat je weinig facturen verstuurt, maar omdat je met een goed debiteurenbeheer kan zorgen dat je klanten facturen snel overmaken.

5 Tips voor een goed debiteurenbeheer

  1. Reken een gedeelte vooruit.
    Bied klanten de mogelijkheid vooruit met korting te betalen via bijv. iDEAL of Paypal, of factureer in delen. Bijvoorbeeld aan het einde van elke maand als het gaat om een opdracht voor langere duur. Zo verspreid je je risico’s.
  2. Maak facturen makkelijk betaalbaar
    Hoe makkelijker het is om een factuur over te maken hoe sneller dit gebeurt. Vraag dus vooraf hoe de klant wil betalen. Als je de factuur per e-mail stuurt kun je er direct een betaallink vanuit iDEAL in verwerken zodat hij via zijn telefoon of computer gemakkelijk betaalt. Ook helpt het als de factuur direct bij de juiste persoon aankomt. Vraag dus vooraf even ter attentie van wie de facturen moeten worden gestuurd!
  3. Hanteer een korte betalingstermijn.
    14 dagen is een prima termijn, want wettelijk ben je verplicht ook na je betalingstermijn eerst nog eens vriendelijk om een betaling te verzoeken. Klanten kunnen er wettelijk, ook bij een betalingstermijn van 14 dagen, daarom nog steeds 30-40 dagen over doen zonder dat je wettelijk extra kosten in rekening kunt brengen.
  4. Herinner direct.
    Is jouw betalingstermijn 14 dagen? Stuur dan op de 15-16e dag direct de herinnering, of beter nog, neem op een andere manier even contact op. Bijvoorbeeld per telefoon. Is bellen geen optie? Herinneringen per sms, inclusief directe betaallink, scoren vaak beter dan per brief.
  5. Laat zien dat je een snelle betaling waardeert.
    Bijvoorbeeld door dit echt uit te spreken, of bij grotere opdrachten de volgende keer 2% korting te bieden vanwege een snelle betaling bij de vorige opdracht. De klant zal weer snel willen betalen omdat hij dit zelf merkt in zijn portemonnee.
  6. Wees kritisch.
    Veel ZZP-ers durven geen incassokantoor te sturen naar klanten waar ze leuk voor hebben gewerkt en nog opdrachten van willen. Veel kleine ondernemers zijn te lief. Het beste is zelfs om je administratie en werkelijke klantenwerkzaamheden van elkaar te scheiden. Dat doen je klanten, zeker die traag betalende debiteuren, meestal ook. En vaak vinden bedrijven het helemaal niet storend, soms juist professioneel, als jij gewoon hard bent en let op je centen.Als je voor jezelf sterk en duidelijk bent, ben je dat meestal ook in je werk. En mochten ze het niet kunnen waarderen dan zou jij ook niet echt veel waardering moeten hebben voor die klanten met weliswaar leuke werkzaamheden, maar met een belabberd betalingsgedrag.

Verkoop de vorderingu

Kom je er echt niet uit en is het risico voor jou slecht te overzien? Dan kun je het debiteurenbeheer van bepaalde facturen ook uitbesteden door deze vorderingen te verkopen. Natuurlijk is dit niet gratis maar wat kost de tijd, liquiditeit en energie die je nu in je debiteuren steekt?